Kesekretariatan

Kenapa Kita Harus Pelajari?
 Agar menjadi lembaga yang professional
 Dalam rangka tertib administrasi
 Sebagai bahan evaluasi
 Sebagai pusat informasi intern

A. SURAT DINAS
Definisi
Surat Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga/organisasi dengan mengatasnamakan lembaga/organisasi tersebut. Ditandai dengan adanya kop surat lembaga/organisasi dan penandatangan yang biasanya lebih dari satu (ada juga yang satu tapi perlu diparaf oleh sekretaris/kadep/ kabiro) serta stempel lembaga/organisasi
Syarat-syarat Surat Dinas Yang Baik
 Format surat yang menarik dan sesuai ketentuan
 Bahasa yang jelas
 Bahasa yang padat tidak bertele-tele
 Bahasa yang sopan dan hormat

Jenis Surat Dinas
No Jenis Surat Kode Surat
1 Permohonan (dana, barang, peminjaman, tempat dll) PH
2 Undangan U
3 Pemberitahuan B
4 Surat Tugas ST
5 Surat Mandat SM
6 Surat Rekomendasi SR
7 Pengumuman PU
8 Pernyataan PN
9 Kerjasama KS
10 Nota Dinas ND

Unsur-unsur Surat Dinas
1. Kop Surat
2. Tempat dan tanggal dikeluarkan surat
3. Nomor, Lampiran dan Perihal Surat
4. Tujuan Surat
5. Salam pembuka
6. Isi Surat
7. Penutup
8. Tanda tangan
9. Stempel organisasi
10.Tembusan-tembusan

Unsur-unsur kop surat :
1. Logo/lambang organisasi
2. Nama Lembaga
3. Nama Departemen
4. Nama kepanitiaan (kalau ada)
5. Alamat dan telepon/kontak person

Tempat dan tanggal surat
o Tempat kedudukan organisasi
o Tanggal dikeluarkannya surat bukan tanggal pembuatan surat, nama bulan tidak boleh disingkat
o Jika tujuan surat masih dalam satu kota/tempat maka tidak usah dicantumkan tempat cukup tanggal saja
o Penulisan di bawah kop sebelah kanan

Nomor, Lampiran dan Hal
o Nomor surat harus baku
o Nomor mengandung kode jenis, departemen, kepanitiaan, lembaga, bulan dan tahun
o Lampiran ditulis dengan huruf (untuk 1 kata mis. Lamp. : Satu berkas untuk lebih dari 1 mis. Lamp. : 123 halaman
o Tidak berlampiran tidak usah dicantumkan kata lampiran (cont. salah Lamp. : -)
o Hal menunjukkan maksud utama surat

Contoh Penomoran Surat
Nomor : 15/PH/F1M/LDK-U/UBR/XII/2008
Lamp. : Satu Berkas
Hal : Permohonan Peminjaman Mobil

1. Surat yang ke-15, berjenis permohonan dari Panitia F1M, Organisasi LDK Ukhuwah UNBARA, bulan Desember tahun 2008
2. Lampiran berupa proposal
3. Hal untuk peminjaman mobil

Tujuan Surat
• Tidak diawali kepada cukup Yth. Atau Ykh.
• Dilanjutkan nama dan gelar penerima surat atau jabatan
• Nama jalan dan alamat ditulis dengan jelas

Ykh. Ir. Fulan, M. Hum
Jalan Gatot Subroto No.7
Kab. OKU Prop. Sumsel 32112 atau

Ykh. Ketua FSLDK Baturaja
u.p. Ketua Biro Humas dan Media
Jalan Pangeran Hajib III No.15
Baturaja

Salam Pembuka dan Penutup
• Salam pembuka dan penutup harus sesuai
• Merupakan tanda hormat

Misal.
Dengan hormat maka ditutup dengan Hormat kami
Assalamualaikum Wr Wb ditutup dengan Wassalamualaikum Wr Wb

Isi Surat
Ada 3 bagian yaitu paragraf pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup
o Cont. Paragraf pembuka
Segala puji bagi Allah SWT Rabb semesta alam atas limpahan karunia dan nikmat yang tiada terhitung. Shalawat dan salam semoga senantiasa tercurah kepada uswatun hasanah bagi umat manusia, Rasulullah SAW dan keluarganya.

o Cont. Paragraf Isi
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Festival 1 Muharram (F1M) yang insya Allah akan dilaksanakan pada 2 (Dua hari), yaitu :
Hari/tanggal : Sabtu - Minggu/ 17 – 18 Januari 2008
Waktu : 08.00 WIB s.d. selesai
Tempat : Kampus Karang Sari Universitas Baturaja
Maka melalui surat permohonan ini kami mohon bantuan Bapak untuk dapat memberikan bantuan dana demi terselenggaranya acara tersebut.

o Cont. Paragraf penutup
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih

Tanda tangan dan stempel
o Diatas tanda tangan tercantum lembaga/pihak yang mengeluarkan surat
o Dibawah tanda tangan tercantum nama dan jabatan.

Tembusan-tembusan
o Ditempatkan sebelah kiri bawah surat
o Apabila lebih dari satu diberi nomor

Contoh :
Tembusan :
Ketua FSLDK OKU atau
Tembusan :
1. Ketua BEM UNBARA;
2. Ketua Rohis SMA N 4 OKU.

Sistem Administrasi Surat Dinas
Surat Masuk
Yaitu surat yang diterima oleh suatu lembaga/ organisasi yang berasal dari lembaga/organisasi/ perorangan
Tahap-tahap yang harus dilakukan dalam penanganan susuk

1. Penerimaan Surat
Surat yang diterima bisa dari jasa pos, jasa pengiriman, faksimil, kurir dan e-mail.
Surat yang diterima hendaknya oleh satu tangan (divisi kesekretariatan)
2. Pengagendaan Surat
No Tgl Masuk Tgl Surat No.Surat Dr Siapa Perihal Ditujukan kepada Keterangan
01 23Juli2008 25Juni2008 01/pb/KU/V/2001 HMI Undgn. PP.LDK KETUM
Seminar
3. Penyampaian kepada tujuan surat
Surat yang masuk setelah dibukukan dalam buku agenda disampaikan kepada yang dituju. Bisa untuk Ketua Umum atau Ketua Departemen/Biro
4. Tindak lanjut (disposisi)
Setelah dibaca hendaknya kemudian di-DISPOSISIkan berupa :
a) Pedomani dan diselesaikan oleh Ka. Departemen dan Ka. Biro
b) Tempelkan di papan pengumuman
c) Masukkan ke arsip
d) Dibuat surat balasan

Surat Keluar
Yaitu surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga/organisasi yang ditujukan kepada lembaga/organisasi/ perorangan

Langkah-langkah Surat Keluar

o Adanya permasalahan
o Pembahasan
o Pembuatan Surat (Konsep dan asli)
o Pengagendaan Surat
o Pengiriman dan pengarsipan

Agenda Surat Keluar
No Tgl Keluar No.Surat Dr Siapa Perihal Ditujukan kepada Keterangan
01 23Juli2008 01/M/KU PP LDK Ukhuwah Mandat Dept. Kaderisasi Ketua umum

Pengiriman dan Pengarsipan
 Surat dikirim melalui jasa pos, ekspedisi, e-mail, faksimil atau kurir
 Surat yang keluar wajib ada arsipnya, agar ketika diperlukan sekali waktu bisa disiapkan. Begitu juga bisa dicontoh untuk jenis surat yang sama

PENGARSIPAN
Berfungsi sebagai kontrol dan manajemen organisasi,
Tahapan-tahapan pengarsipan :
1. Memeriksa apakah surat/laporan sudah ditanggapi
2. Menentukan indeks atau dikelompokkan
3. Menyimpan

B. PROPOSAL
Definisi
“Proposal adalah penggambaran suatu kegiatan, acara atau pendirian lembaga yang akan dilaksanakan agar pembacanya mendapat kejelasan tentang acara, kegiatan atau lembaga tersebut”
Anggapan salah bahwa proposal hanya untuk mencari dana

Unsur-unsur Proposal

1. Pendahuluan/Pembukaan/Mukadimah/Latar Belakang
Merupakan pendahuluan dari penggambaran sebuah kegiatan. Bisa juga untuk menggambarkan latar belakang dari tujuan yang dimaksud dari proposal tersebut.

2. Nama dan Tema kegiatan
Nama dan Tema hendaknya dipisahkan, karena mempunyai unsur yang berbeda.
Nama merupakan sebutan dari kegiatan tersebut
Tema merupakan penjiwaan dari kegiatan tersebut

3. Tujuan kegiatan
Hendaknya disampaikan apa yang menjadi tujuan dari diselenggarakannya kegiatan/acara/lembaga yang dimaksudkan di dalam proposal secara rinci dan jelas serta konkrit

4. Waktu dan Tempat
Penjelasan waktu diperlukan guna mengetahui kapan diselenggarakannya acara/kegiatan tersebut
Sedangkan tempat untuk mengetahui lokasi kegiatan/acara

5. Hal-hal Lain spt Peserta, Kepanitiaan,
Informasi yang perlu disampaikan atau dicantumkan seperti peserta kegiatan : kuantitas, asal dan jenis. Kepanitiaan juga perlu dicantumkan : Penanggung jawab, SC (Panitia pengarah) dan OC (Panitia pelaksana). Dapat dicantumkan dalam lampiran

6. Jadwal Acara
Jadwal acara dicantumkan agar memberi informasi jalannya sebuah acara/kegiatan tersebut. Bisa juga dicantumkan dalam lampiran

7. Biaya
Rencana pemasukan dan pengeluaran perlu dicantumkan. Sedangkan perinciannya bisa dicantumkan dalam lampiran

8. Khatimah/Penutup
Penutup proposal biasanya menyebutkan ucapan terimakasih dan permohonan dukungan dari berbagai pihak. Juga menyebutkan permohonan maaf atas kekurangan yang ada dalam proposal

9. Lampiran-lampiran
• Rincian Biaya
• Susunan panitia
• Susunan Acara
• Dll yang perlu disampaikan

C. LAPORAN
I. Laporan Kegiatan
Merupakan pelaporan terhadap hasil sebuah kegiatan. Fungsinya :
a) Sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan kegiatan selanjutnya
b) Laporan terhadap donatur dan sponsor
c) Sebagai dokumentasi
d) Tindak lanjut (follow up) kegiatan
e) Sebagai kontra proposal

Unsur-unsur Laporan Kegiatan
1. Pembukaan/Pendahuluan
Merupakan kata pembuka atau kata pengantar dari panitia
2. Landasan Pemikiran
Berisi landasan ideal dan operasional bisa berupa dalil-dalil atau pasal2 AD/ART
3. Kondisi Objektif/Umum
Berisi kondisi abstrak dari kegiatan yang telah dilaksanakan (cukup berhasil atau gagal)
4. Peserta kegiatan
Diuraikan mengenai jumlah, segmentasi, pencapaian target peserta dan daftar peserta biasanya dilampirkan
5. Waktu dan tempat kegiatan
Berisi waktu dan tempat kegiatan
6. Pendanaan
Diuraikan mengenai jumlah penerimaan dan pengeluaran atau bisa juga rinciannya dicantumkan dalam lampiran
7. Susunan Acara
Diuraikan schedule/jadwal kegiatan secara rinci atau bila banyak dicantumkan dalam lampiran
8. Evaluasi
Berisi uraian hal-hal yang perlu dibenahi, mis. Sarana air kurang, waktu yang molor dsb.
9. Penutup
Ucapan-ucapan terima kasih dan harapan kegiatan ke depan.
10. Lampiran
a) Dokumentasi
b) Susunan Acara
c) Penerimaan dan Pengeluaran Dana
d) Daftar sponsor dan donator
e) Daftar Peserta
f) Follow up kegiatan

II. Laporan Pertanggungjawaban pengurus

Merupakan laporan pengurus selama masa kepengurusan/periode jabatan yang akan dipertanggungjawabkan dalam forum musra

Fungsi :
1. Bahan pertanggungjawaban pengurus
2. Bahan evaluasi
3. Bahan rekomendasi dan pertimbangan-pertimbangan lainnya

Unsur-unsur LPJ
1. Pengantar
Kata pengantar dari ketua organisasi dan ucapan terima kasih kepada pengurus dan pihak-pihak lain
2. Daftar Isi
3. Kondisi Objektif
Berisi visi, misi kepengurusan. Fokus atau langkah kerja. Bisa juga diisi dengan SWOT
4. Susunan Kepengurusan
Susunan pengurus di awal dan di akhir kepengurusan
5. LPJ Keuangan Bendum
Penting disampaikan untuk mengetahui kondisi keuangan di akhir kepengurusan
6. LPJ masing-masing Departemen dan Biro
a) Pembukaan (visi, misi departemen/biro)
b) Pengurus Departemen/Biro dan amanah dalam dept/biro tsb, mis : divisi, sub dept
c) Gambaran Umum pengurus
d) Program kerja dan realisasinya
e) Penutup

Posted in: